Eine Virtuelle Assistentin für kreative CEOs
Ich bringe Struktur in dein Business-Backend –
von Admin Tasks über CRM bis zu klaren Workflows.
Damit deine Projekte laufen und
du dich wieder auf dein Kerngeschäft konzentrieren kannst.
Perfekt für Designer, kleine Agenturen & kreative Unternehmer.
Kommt dir das bekannt vor?
Dein Business läuft gut – aber hinter den Kulissen wird es immer unübersichtlicher.
Kundenanfragen stapeln sich
Dein Postfach läuft über. Neue Anfragen kommen rein – aber du kommst kaum hinterher zu antworten.
Rechnungen bleiben liegen
Rechnungen müssen noch geschrieben werden. Andere sind längst raus – aber wer hat eigentlich schon bezahlt?
Deine Tools arbeiten nicht für dich
CRM, Projektmanagement, Notion, Google Drive – alles ist da, aber nichts greift richtig ineinander.
Admin frisst deine Zeit
E-Mails sortieren. Dateien suchen. Termine koordinieren. Statt an deinem Business zu arbeiten, steckst du im Tageschaos fest.
Und plötzlich verbringst du mehr Zeit mit Organisation als mit deiner eigentlichen Arbeit.
Hier komme ich ins Spiel 😉
Als virtuelle Assistentin unterstütze ich dich dabei, dein Business hinter den Kulissen strukturiert aufzubauen. Ich kümmere mich um Prozesse, Systeme und Organisation – damit du dich wieder auf dein Kerngeschäft konzentrieren kannst.
Kurz gesagt: Ich halte dir den Rücken frei.
Meine Leistungen Für Dich im Überblick
• E-Mail-Postfach-Management | • Dateiorganisation (Drive, Dropbox, Notion) • Datenerfassung • Rechercheaufgaben • Reiseplanung • Dokumentenformatierung |
• Aufgabenkoordination & Fortschrittsverfolgung | • SOP-Erstellung & Prozessdokumentation |
• Einrichtung und Optimierung deines CRM | • Kunden-Onboarding-Systeme |
• Organisation deines Content-Kalenders | • Newsletter-Einrichtung und -Planung |
• Analyse deiner Backend-Systeme | • Einrichtung von Zahlungssystemen |
• Identifikation von Ineffizienzen | • Proaktive Impulse und Ideen |
So läuft unsere Zusammenarbeit Ab
01 — Anfrage
Wenn sich meine Unterstützung für dich stimmig anfühlt, fülle das Anfrageformular aus. So kann ich mehr über dein Business, deine aktuellen Systeme und deine Herausforderungen erfahren.
02 — Discovery Call
Wir sprechen über deine Ziele, operativen Herausforderungen und darüber, wo strukturierte Unterstützung den größten Unterschied machen kann. So finden wir heraus, ob wir gut zusammenpassen.
03 — Angebot & Vereinbarung
Du erhältst ein individuelles Angebot mit Leistungsumfang, Rahmenbedingungen und nächsten Schritten. Nach deiner Zusage schließen wir den Vertrag ab und bestätigen deinen Starttermin.
04 — Onboarding
Ich bereite alles für eine reibungslose Zusammenarbeit vor – richte Kommunikationskanäle ein, analysiere bestehende Systeme und organisiere dein digitales Arbeitsumfeld.
05 — Kick-off-Call
Wir legen Prioritäten fest, klären Workflows, tauschen notwendige Zugänge aus und definieren, wie Erfolg in unserer Zusammenarbeit aussieht. Das schafft eine klare Grundlage.
06 — Zusammenarbeit beginnt
Wir starten in eine kontinuierliche, proaktive Zusammenarbeit. Projekte gewinnen an Struktur. Systeme werden klarer. Dein Arbeitsalltag fühlt sich leichter an.
Für wen meine Unterstützung besonders sinnvoll ist
Meine Arbeit ist besonders wertvoll für:
Kreative Unternehmer | Designer | Coaches | Online-Selbstständige | Kleine Agenturen
Also für Menschen, die viel Kreativität im Business haben –
aber Unterstützung bei Struktur und Organisation brauchen.
Das bringt dir die Zusammenarbeit mit mir
Als ehemalige PM, Concepterin und Grafikdesignerin verstehe ich die Herausforderungen kreativer Businesses – und helfe dir, Struktur und klare Abläufe aufzubauen.
Von Kundenkommunikation über CRM bis Business-Strategie: Ich verbinde kreatives Denken mit unternehmerischer Struktur.
Ich arbeite nicht nur Aufgaben ab, sondern denke strategisch voraus und unterstütze dich bei nachhaltigen Lösungen, die wirklich was für dich und dein Business bewegen.
Saubere Prozesse, klare Workflows und organisierte Systeme sorgen dafür, dass dein Business reibungslos läuft.
Ich bringe Ideen, Perspektiven und Verbesserungsvorschläge ein – damit dein Business sich weiterentwickeln kann. Sehe ich etwas was nicht rund läuft, recherchiere und teste ich Lösungen bevor wir sie bei dir etablieren.
Bereit für mehr Struktur in deinem Business?
Wenn du dir Unterstützung im Backend wünschst,
lass uns unverbindlich sprechen.
Fülle das Anfrageformular aus und wir vereinfachen dein Business.
Mein Skillset für dich:
Unterstützerin, Strategin & strukturierte rechte Hand
Projektsteuerung | CRM-Struktur | Backend-Systeme | Kundenprozesse
Hi, ich bin Julie! 
Seit über zehn Jahren arbeite ich in der Kreativbranche und kenne die Herausforderungen kreativer Selbstständiger sehr gut – viele Ideen, spannende Projekte, aber oft zu wenig Struktur hinter den Kulissen die effektiv entlasten.
Genau hier unterstütze ich dich: mit klaren Systemen, strukturierten Workflows und zuverlässigem Support im Backend deines Businesses.
Ich arbeite besonders gern mit Designern, kleinen Agenturen und kreativen Unternehmern, die großartige Arbeit leisten – aber jemanden brauchen, der im Hintergrund den Überblick behält.
Ich liebe klare Prozesse, denke strategisch mit und unterstütze dich als strukturierte rechte Hand, damit dein Business nicht nur kreativ funktioniert, sondern auch organisatorisch.
FAQ's
Hier findest du Antworten auf die häufigsten Fragen.
Wenn noch etwas unklar ist, schreib mir gerne eine E-Mail oder eine DM.
Ich bringe über 10 Jahre Erfahrung in der Designbranche mit – unter anderem als Project Manager und Konzeptioner in einer Agentur – sowie praktische Erfahrung als selbstständiger Designer, Projektmanager und Mentor. Mein Schwerpunkt liegt auf Projektmanagement, CRM-Struktur, Kundenkommunikation und Backend-Systemen – damit dein Business im Hintergrund professionell und reibungslos läuft. Und wenn du kreative Impulse brauchst, bin ich ebenfalls an deiner Seite.
Nach deiner Anfrage vereinbaren wir einen Discovery Call, um zu prüfen, ob wir gut zusammenpassen.
Wenn alles stimmig ist, erhältst du ein individuelles Angebot mit möglichen Startterminen. Je nach Kapazität beginnt das Onboarding in der Regel innerhalb weniger Wochen. Sollte ich ausgebucht sein, kannst du dich auf die Warteliste setzen lassen.
Ich arbeite mit verschiedenen Tools wie Dubsado, HoneyBook, Notion, Trello, ClickUp, Asana, Wrike, Canva, ChatGPT, Google Workspace und weiteren Systemen. Ich finde mich schnell in bestehende Strukturen ein oder unterstütze dich dabei, neue, klar strukturierte Systeme aufzusetzen – je nachdem, was dein Business gerade braucht. Wenn ich eine Plattform oder ein Tool noch nicht kenne, arbeite ich mich schnell ein, damit du das volle Potenzial daraus nutzen kannst.
Mein Fokus liegt auf strukturierter operativer Unterstützung und professionellem Kundenmanagement.
Je nach Bedarf und Kapazität kann ich dich jedoch auch bei Content-Organisation, einfachen Designaufgaben oder Workflow-Optimierungen unterstützen. Details klären wir im Discovery Call.
Um Qualität und Verlässlichkeit sicherzustellen, arbeite ich bewusst nur mit einer begrenzten Anzahl an Kunden zusammen. So kann ich dich fokussiert und konstant unterstützen.
Klare Kommunikation ist essenziell. Während des Onboardings legen wir einen Haupt-Kommunikationskanal fest (z. B. Slack, Notion, E-Mail oder ein Projektmanagement-Tool) und stimmen Erwartungen sowie Reaktionszeiten ab.
Die Zusammenarbeit erfolgt in strukturierten monatlichen Paketen, um Kontinuität und Momentum sicherzustellen. Die genauen Details erhältst du in deinem individuellen Angebot.
Copyright 2026 – Julie Karasch