Virtuelle Assistentin für Kreative
Mehr Raum für deine Kreativität und dein Wachstum – durch strukturiertes Projektmanagement,
CRM-Organisation und verlässlichen Backend-Support.
Du hast dein Business nicht gegründet, um E-Mails zu verwalten, Workflows zu organisieren oder Kundendetails hinterherzulaufen.
Du hast gegründet, um zu kreieren. Um etwas Bedeutungsvolles aufzubauen. Um deine Kunden zu begeistern. Um deine Vision wachsen zu lassen.
Ich sorge dafür, dass das Backend deines Business diese Vision nicht ausbremst, sonder sie unterstützt.
Stell dir dein Business mal so vor...
Weniger Admin.
Mehr kreative Energie.
Hör auf, Rechnungen, Posteingang, Follow-ups und Backend-Aufgaben gleichzeitig zu jonglieren. Deine Zeit gehört in deine Zone of Genius – nicht in dein Aufgaben-Tool.
Klarheit in deinen Systemen.
Strukturierte Workflows. Ein optimiertes CRM. Transparente Projektabläufe. Kein Rätselraten mehr, was erledigt wurde – oder was noch offen ist.
Ein nahtloses Kundenerlebnis.
Professionelles Onboarding. Klare Kommunikation. Reibungslose Abläufe. Deine Kund:innen fühlen sich vom ersten Kontakt bis zum Abschluss bestens begleitet.
Nachhaltiges Wachstum ohne Burnout.
Skaliere dein Business mit einer stabilen Struktur im Hintergrund. Mach Urlaub, ohne dass alles ins Stocken gerät.
Als kreativer Unternehmer ist dein Kopf dein größtes Kapital.
Kennst du das?
Du versinkst im Backend.
Du liebst deine kreativen Projekte – aber der ganze Admin-Kram drumherum? Eher weniger. Rechnungen, Onboarding, Follow-ups, Timelines, Social Media… es hört einfach nicht auf. Und plötzlich landen Abende (und vielleicht sogar Wochenenden) voller To-dos auf deinem Tisch.
Du hast Ideen – aber keine Zeit, sie umzusetzen.
Du möchtest deine Angebote weiterentwickeln, deine Systeme verbessern oder vielleicht etwas Neues launchen. Doch zwischen Kundenprojekten und dem täglichen Operativen bleibt kaum Zeit zum Denken – geschweige denn zum strategischen Aufbau.
Deine Systeme funktionieren… irgendwie. Aber sie sind unübersichtlich.
Dein CRM ist nicht wirklich optimiert. Deine Workflows fühlen sich lückenhaft an. Du weißt, dass vieles effizienter laufen könnte – aber dir fehlt schlicht die Zeit und der mentale Freiraum, alles sauber aufzusetzen.
Und da Komme ich ins Spiel 😉
Du bist nicht dafür gemacht, die kreative Vision und die komplette operative Last allein zu tragen.
Ich übernehme die beweglichen und wiederkehrenden Prozesse im Hintergrund: Timelines, Systeme, Automatisierungen, Kommunikation, Koordination und mehr –
Damit dein Business reibungslos läuft, ohne dass alles an dir hängt.
Du kreierst. Ich optimiere dein Backend.
Virtuelle Assistenz für Designer, Fotografen, Coaches, Content Creator, Kreativagenturen und Online-Dienstleister.
Wenn du professionell aufgestellt bist, Wachstum anstrebst und bereit bist, Verantwortung vertrauensvoll abzugeben, ist eine Zusammenarbeit mit mir der nächste logische Schritt.
Ich werde dein Strategischer Business Partner
Berufs-
erfahrung
Über 10 Jahre Erfahrung in der Designbranche ermöglichen es mir, dein Business, deine Zielgruppe, deine Herausforderungen und deine Ziele schnell zu erfassen – sodass wir gemeinsam einen klaren Weg zu nachhaltigem Erfolg entwickeln können.
Skillset & Fachwissen
Du profitierst von einem fundierten Wissen in den Bereichen Kundenkommunikation, Rechnungsstellung, Business-Strategie, Branding, Design Thinking, Kundenpsychologie und Marketing. Damit bekommst du Support, der Kreativität und Unternehmertum verbindet.
Business Mindset
Vorausschauend zu denken und dich sowie dein Business strategisch zu unterstützen, liegt mir besonders. Ich helfe dir, Wachstumspotenziale zu erkennen, fungiere als Sparringspartner und unterstütze dich dabei, Ideen strukturiert und nachhaltig umzusetzen.
Detailorientiert
Ich achte auf die kleinen Details, die dein Business professionell und zuverlässig wirken lassen – von sauberen Kundenakten über klar strukturierte Workflows bis hin zu reibungsloser Kommunikation. So bleibt dein Auftritt stimmig und deine Abläufe stabil.
Konstruktiv & Proaktiv
Du musst nicht allein voranschreiten. Ich gebe dir ehrliches, konstruktives Feedback, das neue Perspektiven eröffnet und dich weiterbringt. Wenn es sinnvoll ist, komme ich mit proaktiven Impulsen und Verbesserungsvorschlägen auf dich zu.
Lass uns ein Business gestalten, das dich wirklich trägt.
Wenn du dir professionelle und zuverlässige Unterstützung wünschst, freue ich mich auf den Austausch mit dir.
Fülle das Anfrageformular aus und wir vereinfachen deine Abläufe.
Was du alles bekommst
E-Mail-Postfach-Management, Kalenderverwaltung, Terminplanung, Kunden-Follow-ups, E-Mail-Erstellung und -Beantwortung, Dateiorganisation (Google Drive, Dropbox, Notion etc.), Datenerfassung, Rechercheaufgaben, Reiseplanung, Dokumentenformatierung
Aufgabenkoordination und -verfolgung, Deadline-Management, Teamkommunikation, Launch-Planung, SOP-Erstellung und Dokumentation, Workflow-Setup, Prozessoptimierung, Delegationsmanagement, Einrichtung von Projektmanagement-Tools (Asana, ClickUp, Trello, Notion etc.)
Einrichtung und Optimierung deines CRM, Onboarding- und Offboarding-Systeme für Kunden, Vertrags- und Angebotskoordination, Rechnungsverfolgung, Zahlungs-Follow-ups, Pipeline-Management, Lead-Tracking, Automatisierungen (Basis-Workflows), Organisation deiner Kundendatenbank
Newsletter-Einrichtung und -Planung, Blog-Upload und -Formatierung, Content-Recycling, Social-Media-Planung, Texterstellung für Captions, grundlegendes Analytics-Tracking, Podcast-Koordination, Organisation deines Content-Kalenders, einfache Website-Anpassungen
Analyse deiner Backend-Systeme, Workflow-Optimierung, technisches Setup deiner Angebote, Launch-Setup im Backend, Einrichtung von Zahlungssystemen, Kundenportal-Setup, interne Dokumentation, Dashboard-Erstellung (z. B. in Notion), KPI-Tracking-Unterstützung
Identifikation von Ineffizienzen, Optimierungsvorschläge für Workflows, Weiterentwicklung deiner Customer Journey, Sparring auf Augenhöhe, Überprüfung deiner Systeme auf Skalierbarkeit, proaktive Impulse, Begleitung bei der Angebotsumsetzung, Strukturierung von Ideen in konkrete Umsetzungspläne
Investition ab 600 € pro Monat
Der Prozess
Here’s how we transition from first conversation to trusted collaboration. It’s a supportive, structured path from initial inquiry to steady momentum – An intentional onboarding process designed for clarity and momentum.
01 — Anfrage
Wenn sich meine Unterstützung für dich stimmig anfühlt, fülle das Anfrageformular aus. So kann ich mehr über dein Business, deine aktuellen Systeme und deine Herausforderungen erfahren.
02 — Discovery Call
Wir sprechen über deine Ziele, operativen Herausforderungen und darüber, wo strukturierte Unterstützung den größten Unterschied machen kann. So finden wir heraus, ob wir gut zusammenpassen.
03 — Angebot & Vereinbarung
Du erhältst ein individuelles Angebot mit Leistungsumfang, Rahmenbedingungen und nächsten Schritten. Nach deiner Zusage schließen wir den Vertrag ab und bestätigen deinen Starttermin.
04 — Onboarding
Ich bereite alles für eine reibungslose Zusammenarbeit vor – richte Kommunikationskanäle ein, analysiere bestehende Systeme und organisiere dein digitales Arbeitsumfeld.
05 — Kick-off-Call
Wir legen Prioritäten fest, klären Workflows, tauschen notwendige Zugänge aus und definieren, wie Erfolg in unserer Zusammenarbeit aussieht. Das schafft eine klare Grundlage.
06 — Zusammenarbeit beginnt
Wir starten in eine kontinuierliche, proaktive Zusammenarbeit. Projekte gewinnen an Struktur. Systeme werden klarer. Dein Arbeitsalltag fühlt sich leichter an.
Finde heraus, ob meine Unterstützung zu dir passt
Meine Leistungen sind für dich geeignet, wenn:
Du ein kreativer Unternehmer bist und bereit, operative Aufgaben zu delegieren, um dich auf deine Zone of Genius zu konzentrieren.
Du offen dafür bist, deine bestehenden Systeme weiterzuentwickeln und Abläufe zu optimieren, um effizienter zu arbeiten und deine Kunden bestmöglich zu betreuen.
Du dir eine langfristige Zusammenarbeit wünschst – mit jemandem, der mitdenkt, ehrlich Feedback gibt und gemeinsam mit dir Lösungen entwickelt.
Dein Business wächst – und du weißt, dass nachhaltiger Erfolg strukturierte Systeme und geteilte Verantwortung braucht.
Meine Leistungen sind NICHT für dich geeignet, wenn:
Du jemanden suchst, der lediglich Aufgaben abarbeitet – ohne Mitdenken oder strategische Zusammenarbeit.
Du alles im Business beim Alten lassen möchtest, auch wenn deine Systeme dich ausbremsen.
Du kein ehrliches Feedback wünschst oder keine enge, aktive Zusammenarbeit suchst.
Du noch nicht bereit bist, operative Verantwortung vertrauensvoll abzugeben.
FAQ's
Hier findest du Antworten auf die häufigsten Fragen.
Wenn noch etwas unklar ist, schreib mir gerne eine E-Mail oder eine DM.
Ich bringe über 10 Jahre Erfahrung in der Designbranche mit – unter anderem als Project Manager und Konzeptioner in einer Agentur – sowie praktische Erfahrung als selbstständiger Designer, Projektmanager und Mentor. Mein Schwerpunkt liegt auf Projektmanagement, CRM-Struktur, Kundenkommunikation und Backend-Systemen – damit dein Business im Hintergrund professionell und reibungslos läuft. Und wenn du kreative Impulse brauchst, bin ich ebenfalls an deiner Seite.
Nach deiner Anfrage vereinbaren wir einen Discovery Call, um zu prüfen, ob wir gut zusammenpassen.
Wenn alles stimmig ist, erhältst du ein individuelles Angebot mit möglichen Startterminen. Je nach Kapazität beginnt das Onboarding in der Regel innerhalb weniger Wochen. Sollte ich ausgebucht sein, kannst du dich auf die Warteliste setzen lassen.
Ich arbeite mit verschiedenen Tools wie Dubsado, HoneyBook, Notion, Trello, ClickUp, Asana, Canva, Google Workspace und weiteren Systemen. Ich finde mich schnell in bestehende Strukturen ein oder unterstütze dich dabei, neue, klar strukturierte Systeme aufzusetzen – je nachdem, was dein Business gerade braucht.
Mein Fokus liegt auf strukturierter operativer Unterstützung und professionellem Kundenmanagement.
Je nach Bedarf und Kapazität kann ich dich jedoch auch bei Content-Organisation, einfachen Designaufgaben oder Workflow-Optimierungen unterstützen. Details klären wir im Discovery Call.
Um Qualität und Verlässlichkeit sicherzustellen, arbeite ich bewusst nur mit einer begrenzten Anzahl an Kunden zusammen. So kann ich dich fokussiert und konstant unterstützen.
Klare Kommunikation ist essenziell. Während des Onboardings legen wir einen Haupt-Kommunikationskanal fest (z. B. Slack, Notion, E-Mail oder ein Projektmanagement-Tool) und stimmen Erwartungen sowie Reaktionszeiten ab.
Die Zusammenarbeit erfolgt in strukturierten monatlichen Paketen, um Kontinuität und Momentum sicherzustellen. Die genauen Details erhältst du in deinem individuellen Angebot.
Mein Skillset für dich:
Unterstützerin, Strategin & strukturierte rechte Hand
Support | Struktur | Klarheit | Verlässlichkeit | Kreativität | Wachstum | Vertrauen | Effizienz
Hi, ich bin Julie und unterstütze kreative Unternehmer dabei, ein Business aufzubauen, das im Hintergrund reibungslos funktioniert.
Mit meinem Hintergrund in Design und Strategie verstehe ich im Handumdrehen deine Arbeit, deine Zielgruppe und die Abläufe hinter deinem kreativen Prozess. Ich verbinde strategisches Denken mit klarer operativer Struktur – und unterstütze dich dabei, Projekte zu steuern, Systeme zu optimieren und ein nahtloses Kundenerlebnis zu schaffen.
Mein Ziel: Dich entlasten indem ich Struktur und Stabilität in deinen Arbeitsalltag bringe, damit du dich voll und ganz auf deine kreativen Stärken konzentrieren kannst.
Durch organisierte Workflows, durchdachte Kommunikation und proaktive Unterstützung helfe ich dir, ein Business aufzubauen, das nachhaltig, professionell und im Einklang mit deiner langfristigen Vision wächst.
Copyright 2026 – Julie Karasch